Mitgliederverträge, Kündigungen und Belege automatisch verwalten
Zwischen Kursplanung, Mitgliederbetreuung und Gerätewartung bleibt kaum Zeit für Papierkram. nevi ist das KI-Dokumentenmanagement für Fitnessstudios, das Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen automatisch erfasst, sortiert und durchsuchbar macht.
Kein Vertrag. Keine Kreditkarte. In unter 10 Minuten startklar.
Warum versinken Fitnessstudios im Papierchaos?
Jedes Fitnessstudio kennt das: Mitgliederverträge in Ordnern, Kündigungen im E-Mail-Postfach, SEPA-Mandate in der Schublade und Personalunterlagen irgendwo auf dem Rechner. Wenn ein Mitglied seinen Vertrag anfechtet, eine Kündigung eingeht oder der Steuerberater Belege braucht, beginnt die Sucherei.
Das Problem wächst mit jedem neuen Mitglied. Ein Studio mit 500 Mitgliedern hat schnell tausende Dokumente – Verträge, Zusatzvereinbarungen, SEPA-Mandate, Mahnungen, Kündigungsbestätigungen. Dazu kommen Rechnungen von Gerätelieferanten, Wartungsverträge, Mietunterlagen und Personalakten. Klassische DMS-Software ist für diese Anforderungen meist zu komplex und zu teuer. Was Fitnessstudios brauchen, ist ein einfaches Dokumentenmanagement, das sofort funktioniert.
Wie nevi den Dokumentenalltag im Fitnessstudio vereinfacht
nevi ist die digitale Ablage für Fitnessstudios – KI-gestützt, sofort einsatzbereit und ohne IT-Aufwand.
Mitgliederverträge digital verwalten
Ob Neuvertrag, Vertragsverlängerung oder Tarifwechsel – nevi erkennt Mitgliederverträge automatisch, extrahiert Name, Laufzeit und Tarif und legt sie strukturiert ab.
Kündigungen und Mahnungen im Griff
Eingehende Kündigungen werden automatisch erkannt und kategorisiert. Du findest sofort den zugehörigen Vertrag, die Laufzeit und das Kündigungsdatum.
Rechnungen und Belege digitalisieren
Wartungsrechnungen, Miete, Strom, Reinigungsdienst – nevi importiert Rechnungen automatisch, erkennt Beträge per OCR-Texterkennung und archiviert sie revisionssicher.
Personalunterlagen zentral ablegen
Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Übungsleiterlizenzen, Erste-Hilfe-Nachweise – gerade bei wechselndem Personal wie Trainern und Aushilfen sammeln sich schnell Unterlagen an. nevi verwaltet Personalakten digital und macht sie für berechtigte Personen sofort abrufbar.
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Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen digital
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Übungsleiterlizenzen und Zertifikate zentral
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Zugriffsrechte pro Mitarbeiter steuerbar
Alles sofort wiederfinden
Vergiss die Sucherei in Ordnern und E-Mails. Mit der intelligenten Suche von nevi findest du jeden Vertrag, jede Kündigung und jede Rechnung in Sekunden – egal ob du nach einem Mitgliedsnamen, einem Datum oder einem Betrag suchst.
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Volltextsuche über alle Dokumente
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Suche nach Name, Datum oder Betrag
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Ergebnisse in Sekunden statt Stunden
Welche Dokumente verwaltet nevi für Fitnessstudios?
Mitgliederverträge
Verträge, Zusatzvereinbarungen und SEPA-Lastschriftmandate strukturiert ablegen und sofort finden.
Kündigungen & Mahnungen
Kündigungen, Kündigungsbestätigungen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen automatisch erkennen.
Rechnungen & Belege
Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Nebenkostenabrechnungen und steuerrelevante Belege archivieren.
Wartung & Prüfprotokolle
Geräte-Wartungsverträge, Prüfprotokolle und Mietunterlagen zentral verwalten.
Personalunterlagen
Arbeitsverträge, Trainerlizenzen und Erste-Hilfe-Nachweise digital und abrufbar.
Versicherung & Behörden
Versicherungspolicen, Haftungsausschlüsse, Genehmigungen und Hygienekonzepte sicher speichern.
DSGVO-konform – Mitgliederdaten sicher in Deutschland gespeichert
Im Fitnessstudio verwaltest du sensible personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Bankverbindungen, Gesundheitsangaben. Ein Datenschutzverstoß kann teuer werden. Deshalb ist DSGVO-Konformität bei nevi kein Zusatzfeature, sondern Grundprinzip.
In 3 Schritten zum papierlosen Fitnessstudio
Kein IT-Projekt, keine Einrichtungszeit. So einfach startest du mit nevi.
Registrieren
Erstelle dein nevi-Konto – kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung.
Quellen verbinden
Verbinde dein E-Mail-Postfach, lade bestehende Verträge hoch oder scanne Belege direkt ein. nevi beginnt sofort mit dem Import.
Zurücklehnen
Die KI sortiert, kategorisiert und macht deine Dokumente durchsuchbar. Ab sofort findest du jeden Mitgliedervertrag, jede Kündigung und jede Rechnung in Sekunden.
Häufige Fragen zum DMS für Fitnessstudios
Ja. Du kannst bestehende Verträge per Scan, Foto oder Datei-Upload in nevi importieren. Die KI erkennt automatisch den Dokumententyp und die wichtigsten Vertragsdaten und legt alles strukturiert in deiner digitalen Ablage ab.
Eingehende Kündigungen per E-Mail oder Brief werden von der KI automatisch als Kündigung erkannt und kategorisiert. Du kannst sofort den zugehörigen Vertrag aufrufen und Laufzeit, Kündigungsfrist und Kündigungsdatum prüfen – ohne Ordner zu wälzen.
Ja. nevi ist als DMS für Teams gebaut. Du kannst für jeden Mitarbeiter eigene Zugriffsrechte vergeben – so kann die Studioleitung auf Finanzunterlagen zugreifen, während Trainer nur Personalrelevantes sehen.
Ja. Alle Dokumente liegen zentral in der Cloud. Egal ob du ein einzelnes Studio oder mehrere Standorte betreibst – du hast von überall Zugriff auf alle Unterlagen.
Alle Daten werden auf deutschen Servern DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet. Es gibt keine Weitergabe an US-Cloud-Anbieter oder Drittanbieter. Die sensiblen Mitgliederdaten sind bei nevi genauso geschützt wie bei deiner Bank.
Ja. Du kannst nevi kostenlos testen – ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. In unter 10 Minuten bist du startklar. Alle Tarife findest du auf unserer Preisseite.
Fitnessstudio digitalisieren – jetzt kostenlos starten
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