DMS für Lohnbuchhalter – Mandantenbelege, Lohnabrechnungen und Personalakten automatisch verwalten
Als Lohnbuchhalter verarbeitest du jeden Monat hunderte Dokumente für dutzende Mandanten – und jeder Beleg muss am richtigen Ort landen. nevi ist das KI-Dokumentenmanagement für Lohnbüros, das Mandantenbelege automatisch erfasst, dem richtigen Mandanten zuordnet und GoBD-konform archiviert.
Kein Vertrag. Keine Kreditkarte. In unter 10 Minuten startklar.
Warum ertrinken Lohnbüros jeden Monat im Belegchaos?
Der Alltag im Lohnbüro folgt einem festen Rhythmus: Mandanten schicken Belege – per E-Mail, per Post, per WhatsApp-Foto, manchmal alles gleichzeitig. Krankmeldungen, Stundennachweise, Reisekostenabrechnungen, neue Arbeitsverträge, Änderungsmitteilungen. Und alles muss dem richtigen Mandanten und dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden – pünktlich vor dem Abrechnungslauf.
Die Realität sieht oft so aus: Belege kommen über fünf verschiedene Kanäle rein, liegen dann in unterschiedlichen E-Mail-Ordnern, auf dem Desktop oder als Papier auf dem Schreibtisch. Jede Zuordnung kostet Zeit, jeder fehlende Beleg bedeutet Nachfragen. Am Monatsende wird es hektisch, und wenn dann noch die Betriebsprüfung Unterlagen sehen will, beginnt die große Sucherei.
Klassische DMS-Software ist für Lohnbüros oft überdimensioniert, teuer und an komplexe DATEV-Workflows gebunden. Was Lohnbuchhalter brauchen, ist ein einfaches Dokumentenmanagement, das Belege automatisch sortiert und sofort startklar ist.
Wie nevi den Dokumentenalltag im Lohnbüro vereinfacht
nevi ist die digitale Ablage für Lohnbuchhalter – KI-gestützt, mandantenfähig und gebaut für den monatlichen Belegstrom.
Mandantenbelege automatisch erfassen
Dein Mandant schickt Krankmeldung, Stundennachweis und Arbeitsvertrag – nevi erkennt alle Dokumente automatisch, kategorisiert sie und ordnet sie dem richtigen Mandanten zu. Die KI lernt mit der Zeit und wird immer treffsicherer.
Lohnabrechnungen digital archivieren
Fertige Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise, Meldebescheinigungen und SV-Meldungen – nevi archiviert alle Abrechnungsdokumente revisionssicher und GoBD-konform. Jede Abrechnung in Sekunden wiederfinden.
Digitale Personalakte pro Mandant
Arbeitsverträge, Abmahnungen, Kündigungen, Zeugnisse, Bescheinigungen – nevi verwaltet die komplette digitale Personalakte für jeden Mitarbeiter jedes Mandanten. Alles zentral, durchsuchbar und sofort abrufbar.
Belege aus allen Kanälen importieren
Egal ob deine Mandanten Belege per E-Mail, über einen Cloud-Upload oder per Scan schicken – nevi sammelt alles an einem Ort. Du verbindest dein E-Mail-Postfach und nevi importiert eingehende Mandantenbelege automatisch.
Keine Belege mehr, die in Postfächern untergehen oder auf dem Schreibtisch liegen bleiben.
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Mandantenbelege automatisch erfassen per E-Mail-Import
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Cloud-Upload für direkte Beleganlieferung durch Mandanten
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Scan-Import für Papierdokumente
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Alle Kanäle an einem zentralen Ort
Alles sofort wiederfinden
Die Betriebsprüfung will den Arbeitsvertrag von Mitarbeiter X bei Mandant Y von vor zwei Jahren sehen? Mit der intelligenten Suche von nevi findest du ihn in Sekunden.
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Suche nach Mandantenname, Mitarbeitername oder Dokumententyp
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Volltextsuche in allen Dokumenten
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Filter nach Datum, Kategorie und Status
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Belege für Betriebsprüfung in Sekunden parat
Welche Dokumente verwaltet nevi für Lohnbuchhalter?
Im Lohnbüro fallen jeden Monat hunderte Dokumente pro Mandant an. nevi erkennt und verwaltet sie alle:
GoBD-konform und DSGVO-sicher – Pflicht für jedes Lohnbüro
Server in Deutschland
Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet – kein US-Cloud, keine Weitergabe an Drittanbieter.
DSGVO-konform
Vollständig DSGVO-konforme Datenverarbeitung für hochsensible Lohndaten: Gehälter, Sozialversicherungsnummern, Bankverbindungen.
Revisionssichere Archivierung
GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung aller steuerrelevanten Lohnunterlagen für Betriebsprüfung und Sozialversicherungsprüfung.
Aufbewahrungspflichten
Automatische Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Lohnunterlagen – 6 bzw. 10 Jahre.
Deutsche Entwicklung
nevi wird von der workingbits GmbH in Bonn entwickelt. Deutscher Ansprechpartner, deutsche Datenschutzstandards.
Keine Drittanbieter
Keine Weitergabe sensibler Lohndaten an externe US-Cloud-Anbieter oder sonstige Drittanbieter. Deutsche Infrastruktur.
In 3 Schritten zum papierlosen Lohnbüro
Kein kompliziertes Setup, keine langen Einführungsprojekte. In unter 10 Minuten bist du startklar.
Registrieren
Erstelle dein nevi-Konto – kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung.
Quellen verbinden
Verbinde dein E-Mail-Postfach, über das Mandantenbelege eingehen, und lade bestehende Personalakten und Abrechnungen hoch. nevi beginnt sofort mit dem Import und der Zuordnung.
Zurücklehnen
Die KI sortiert, kategorisiert und ordnet Belege automatisch den richtigen Mandanten und Mitarbeitern zu. Ab sofort findest du jede Lohnabrechnung, jeden Vertrag und jeden Beleg in Sekunden.
Häufige Fragen zum DMS für Lohnbuchhalter
Ja. Die KI analysiert eingehende Dokumente und ordnet sie anhand von Absender, Inhalt und Kontext automatisch dem richtigen Mandanten zu. Je länger du nevi nutzt, desto treffsicherer wird die Zuordnung, weil die KI aus deinen Korrekturen lernt.
Ja. nevi archiviert alle Dokumente revisionssicher und GoBD-konform. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Lohnunterlagen – in der Regel 6 bzw. 10 Jahre – werden eingehalten. Du kannst bei einer Betriebsprüfung oder Sozialversicherungsprüfung jedes Dokument sofort vorlegen.
Ja. nevi ersetzt nicht deine Abrechnungssoftware, sondern ergänzt sie. nevi ist dein zentrales Dokumentenmanagement für alle Belege, die vor und nach der Abrechnung anfallen – Eingangsbelege, Personalakten, Korrespondenz. Die fertigen Abrechnungen kannst du ebenfalls in nevi archivieren.
Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert. Es gibt keine Weitergabe an US-Cloud-Anbieter oder Drittanbieter. Sensible Lohndaten sind bei nevi genauso geschützt wie in deiner Abrechnungssoftware.
Ja. nevi ist als DMS für Teams gebaut. Du kannst für jeden Mitarbeiter eigene Zugriffsrechte vergeben – so kann ein Sachbearbeiter nur die Mandanten sehen, die er betreut, während die Büroleitung Zugriff auf alle Mandanten hat.
Ja. Du kannst nevi kostenlos testen – ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. In unter 10 Minuten bist du startklar. Alle Tarife findest du auf unserer Preisseite.
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