DMS für Vereine – Protokolle, Mitgliedsanträge und Satzungen automatisch verwalten
Im Vereinsalltag fallen mehr Dokumente an, als man denkt – und meistens kümmern sich Ehrenamtliche nebenbei darum. nevi ist das KI-Dokumentenmanagement für Vereine, das Protokolle, Anträge, Rechnungen und Korrespondenz automatisch erfasst, sortiert und durchsuchbar macht.
Kein Vertrag. Keine Kreditkarte. In unter 10 Minuten startklar.
Warum verlieren Vereine den Überblick über ihre Dokumente?
Das Problem kennt jeder Vereinsvorstand: Mitgliedsanträge liegen beim Kassenwart, Protokolle beim Schriftführer, Versicherungsunterlagen beim Vorsitzenden und die Korrespondenz mit dem Finanzamt in irgendeinem E-Mail-Postfach. Wenn der Vorstand wechselt – und das passiert regelmäßig – beginnt die Übergabe im Chaos.
Dazu kommt: Vereine arbeiten ehrenamtlich. Niemand hat Lust, den Feierabend mit dem Sortieren von Ordnern zu verbringen. Klassische DMS-Software ist für Vereine viel zu teuer und zu komplex. Was Vereine brauchen, ist ein einfaches Dokumentenmanagement, das auch ohne IT-Kenntnisse funktioniert und so wenig Arbeit wie möglich macht.
Wie nevi die Dokumentenverwaltung im Verein vereinfacht
nevi ist die digitale Ablage für Vereine – KI-gestützt, intuitiv bedienbar und gebaut für Teams, die wenig Zeit für Verwaltung haben.
Protokolle und Satzungen zentral verwalten
Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen, Beschlüsse – nevi legt Protokolle automatisch ab, erkennt Datum und Dokumententyp und macht alles durchsuchbar. Die aktuelle Satzung ist für alle Berechtigten sofort abrufbar.
Mitgliedsanträge und Korrespondenz erfassen
Aufnahmeanträge, Austrittserklärungen, SEPA-Mandate – nevi importiert alles automatisch und ordnet es dem richtigen Kontext zu. So entsteht eine lückenlose Dokumentenhistorie, die auch nach einem Vorstandswechsel erhalten bleibt.
Rechnungen und Finanzdokumente digitalisieren
Mitgliedsbeiträge, Hallenmiete, Versicherungsbeiträge – nevi erkennt Rechnungen per OCR automatisch, extrahiert Beträge und Rechnungsnummern und archiviert alles revisionssicher. Die Kassenprüfung wird zum Kinderspiel.
Dokumente sicher übergeben bei Vorstandswechsel
Das größte Dokumentenproblem in Vereinen: Wenn Vorstände wechseln, gehen Unterlagen verloren. Mit nevi liegen alle Vereinsdokumente zentral in der Cloud – nicht auf dem privaten Laptop des Schriftführers. Der neue Vorstand bekommt einfach Zugang zum nevi-Konto und hat sofort alle Dokumente, Protokolle und Unterlagen parat.
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Alle Dokumente zentral in der Cloud gespeichert
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Keine Abhängigkeit von privaten Geräten einzelner Vorstandsmitglieder
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Neuer Vorstand hat sofort Zugriff auf alle Unterlagen
Alles sofort wiederfinden
Der Vereinsausschuss fragt nach dem Beschluss vom letzten Jahr? Das Finanzamt will die Gemeinnützigkeitsbescheinigung sehen? Mit der intelligenten Suche von nevi findest du jedes Dokument in Sekunden – egal ob du nach einem Datum, einem Stichwort oder einem Dokumententyp suchst.
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Volltextsuche über alle Vereinsdokumente
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Filtern nach Datum, Dokumententyp oder Stichwort
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KI-gestützte Verschlagwortung für schnelles Auffinden
Welche Dokumente verwaltet nevi für Vereine?
Satzung & Ordnungen
Satzung, Geschäftsordnung und Beitragsordnung zentral verwalten und für alle Berechtigten abrufbar halten.
Protokolle & Beschlüsse
Protokolle von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen automatisch ablegen und durchsuchbar machen.
Mitgliedsanträge & Mandate
Aufnahmeanträge, Austrittserklärungen und SEPA-Lastschriftmandate lückenlos dokumentieren.
Rechnungen & Verträge
Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Miet- und Nutzungsverträge für Vereinsräume revisionssicher archivieren.
Behörden & Förderung
Korrespondenz mit Finanzamt, Gemeinnützigkeitsbescheinigungen, Freistellungsbescheide und Förderanträge verwalten.
Lizenzen & Nachweise
Trainerlizenzen, Qualifikationsnachweise, Versicherungspolicen und Veranstaltungsdokumentation sicher aufbewahren.
DSGVO-konform – Mitgliederdaten sicher in Deutschland gespeichert
Vereine verarbeiten personenbezogene Daten ihrer Mitglieder: Namen, Adressen, Bankverbindungen, bei Sportvereinen auch Gesundheitsdaten. Die DSGVO gilt für Vereine genauso wie für Unternehmen. Deshalb ist Datenschutz bei nevi Grundprinzip.
In 3 Schritten zum papierlosen Vereinsbüro
Kein IT-Wissen nötig. Kein Einrichtungsaufwand. Einfach loslegen.
Registrieren
Erstelle ein nevi-Konto für deinen Verein – kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung.
Dokumente hochladen
Lade bestehende Unterlagen hoch, verbinde das E-Mail-Postfach des Vereins oder scanne Papierdokumente ein. nevi beginnt sofort mit dem Import und der Kategorisierung.
Zurücklehnen
Die KI sortiert, kategorisiert und macht alle Vereinsdokumente durchsuchbar. Ab sofort findet jedes Vorstandsmitglied jedes Protokoll, jede Rechnung und jeden Vertrag in Sekunden.
Häufige Fragen zum DMS für Vereine
Ja. nevi bietet transparente Tarife, die auch für ehrenamtlich geführte Vereine bezahlbar sind. Du kannst nevi außerdem kostenlos testen, um zu prüfen, ob es zu deinem Verein passt – ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung.
Genau dafür ist nevi ideal. Alle Dokumente liegen zentral in der Cloud – nicht auf privaten Rechnern einzelner Vorstandsmitglieder. Bei einem Wechsel übergibst du einfach den Zugang zum nevi-Konto. Der neue Vorstand hat sofort Zugriff auf alle Protokolle, Verträge und Unterlagen. Nichts geht verloren.
Ja. Du kannst für jedes Vorstandsmitglied eigene Zugriffsrechte vergeben. Der Kassenwart sieht die Finanzdokumente, der Schriftführer die Protokolle, der Vorsitzende hat Zugriff auf alles. So kann das gesamte Team parallel arbeiten.
Ja. Alle Rechnungen und Finanzbelege werden revisionssicher archiviert und sind jederzeit abrufbar. Du kannst die relevanten Dokumente gesammelt exportieren und den Kassenprüfern zur Verfügung stellen – sortiert, vollständig und nachvollziehbar.
Ja, die DSGVO gilt für Vereine genauso wie für Unternehmen. Sobald ihr personenbezogene Mitgliederdaten verarbeitet – und das tut jeder Verein – seid ihr verpflichtet, diese Daten zu schützen. nevi speichert alle Daten DSGVO-konform auf deutschen Servern und hilft euch, diese Pflicht einfach zu erfüllen.
Ja. Du kannst nevi kostenlos testen – ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. In unter 10 Minuten bist du startklar. Alle Tarife findest du auf unserer Preisseite.
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